Samenstelopdracht jaarrekening multinational


Aanleiding Uitgangspunt voor deze opdracht is het uitvoeren van de samenstelopdracht bij een wereldwijd opererende organisatie, die zich toelegt op ontwerp en productie van zwaar materieel voor de offshore en onshore industrie. Door de grootte van de organisatie is materialiteit en de structuur van de diverse BV's de grootste uitdaging is deze opdracht.

Opdracht Binnen de holding maatschappij zijn ruim 40 bv´s actief. Voor al deze werkmaatschappijen dient de  jaarrekening samengesteld te worden, om uiteindelijk te komen tot de geconsolideerde jaarrekening .
Bij de afsluiting van 2008 was de werkdruk voor de opdrachtgever dermate hoog, dat het noodzakelijk bleek om tijdens de afsluiting van het jaar 2009 tijdelijke ondersteuning via Hofmeier in te schakelen, voor een periode van drie maanden.In deze periode van drie maanden zijn alle noodzakelijke acties met betrekking tot het opstellen van de jaarrekening uitgevoerd met een team van 4 personen. Tijdens de accountantscontrole van de jaarrekening, die medio maart is gestart, zijn ook ondersteunende activiteiten verricht, maar de werkdruk nam snel af.
Na gesprekken met de opdrachtgever en de periodiek ingeplande evaluatie momenten, kon de volgende conclusie worden opgemaakt:  de oorzaak van de werkdruk op piekmomenten ligt in de verdeling van de werkzaamheden gedurende het (financiële) kalenderjaar.  De opdrachtgever heeft het advies van de financiële specialisten van Hofmeier overgenomen een nieuwe opdracht te starten, die een stap verder gaat dan alleen het assisteren bij het samenstellen van de jaarrekening en balansdossier.De doelstelling van deze nieuwe opdracht is het reduceren van de jaarlijks terugkomende piek in werkdruk tijdens de afsluiting van het financiële jaar. Door het afvlakken van deze piek zal de werkdruk beter verspreid worden, wat minder stresssituaties tot gevolg zal hebben. Behalve dat hierdoor tijd bespaard zal worden, komt dit ook ten goede aan de kwaliteit van de opgeleverde (financiële) jaarstukken.
Onmiddellijk na het communiceren van deze nieuwe opdracht hebben we de doelstellingen onderverdeeld in twee aandachtspunten. De huidige werkprocedures zullen kritisch bekeken worden en er zullen acties ondernomen worden om daadwerkelijk de piek tijdens jaareinde af te vlakken, door het verspreiden van de werkdruk.

Huidige ProceduresDe huidige procedures  worden tegen het licht gehouden en kritisch geanalyseerd, waarbij op zoek wordt gegaan naar verbeterpunten.  In veel gevallen is het zo dat de bestaande procedures gedateerd zijn. Met een simpele update, bijvoorbeeld kijken naar de mogelijkheden van de software paketten, kunnen analyses beter en sneller uitgevoerd worden.
Een ander voorbeeld is het bevorderen van samenwerking met andere afdelingen. Door samen met de afdelingen die betrokken zijn, de betreffende procedure te bespreken, komt het gemeenschappelijk belang naar voren. Door op deze manier te communiceren, worden van beide kanten verbeterpunten aangevoerd. Uiteindelijk zal dit altijd leiden tot een kwalitatief betere procedure en een betere werkrelatie tussen de verschillende afdelingen. Voor de huidige procedures waren niet of nauwelijks werkinstructies beschikbaar. Naast het kritisch beoordelen en toetsen van de procedures, zijn werkinstructies opgesteld. Deze instructies kenmerken zich door een heldere weergave van de doelstelling(en) van de taak en een duidelijke uiteenzetting van de acties, die door de gebruiker genomen dienen te worden. Hierbij wordt de procedure visueel weergegeven door middel van screenshots en stroomschema's. Uiteindelijk zullen alle werkinstructies tezamen een handleiding vormen voor de activiteiten die uitgevoerd worden op de financiële administratie.

 Voorbeelden:
  • Voor het downloaden van alle transacties op een grootboekrekening is een model ontwikkeld in  Microsoft Excel. Door het gebruik van deze standaard werksheet kunnen de gegevens eenvoudig, snel en eenduidig geanalyseerd worden.
  • Een andere automatische analyse met behulp van Microsoft Excel is de analyse van de tussenrekeningen. Door deze werksheet is er snel inzicht op de inhoud van de tussenrekeningen en welke acties ondernomen moeten worden om deze ‘schoon te vegen'.
  • Een voorbeeld van samenwerking tussen verschillende afdeling is het opzetten van een procedure voor nieuwe leveranciers. In overleg met de afdeling inkoop is de procedure aangescherpt en verbeterd zodat het proces nu zonder wederzijdse frustraties verloopt . Tevens is er een controle mechanisme ingevoerd om belangenverstrengeling en frauduleus handelen verder te voorkomen.

Verspreiden van de WerkdrukHet belangrijkste aandachtspunt in het afvlakken van de seizoenspiek is het verspreiden van de werkzaamheden over het kalender jaar. De meeste controles en analyses die tijdens jaareinde uitgevoerd dienen te worden, worden ook slechts een keer per jaar uitgevoerd. Het gevolg hiervan is dat er een enorme hoeveelheid werk wordt gecreëerd, voor een betrekkelijk korte periode. Door een nieuwe methode te ontwikkelen, waardoor deze controles eens per kwartaal of zelfs maandelijks uitgevoerd kunnen worden, levert dat onderaan de streep een tijdsbesparing op (efficiency). Op deze manier wordt het corrigerende werk verdeeld over het gehele jaar, waarbij er meer tijd beschikbaar is voor het oplossen van structurele problemen en de kwaliteit van de bedrijfsvoering toeneemt. Immers, bij het eenmaal per jaar uitvoeren van de controles tijdens jaareinde zal de focus altijd liggen op het afsluiten van het jaar.Bij het ontwikkelen van nieuwe methodes voor de controles worden ook werkinstructies opgesteld zoals reeds besproken in de vorige alinea. Behalve het opleveren van een kwalitatief goed eindproduct, is ook de gebruiksvriendelijkheid een belangrijk aspect in het ontwikkelen van nieuwe methodes.

Voorbeelden:
  • Een goed voorbeeld hiervan is de aansluiting Rekening Courant tussen de 21 bv's. Deze saldi werden eens per jaar aangesloten, hetgeen betekende dat er veel problemen pas op dat moment naar voren kwamen. Door het ontwikkelen, met hulp van IT, van een model waarin de balansen van de 21 bv's eenvoudig ingeladen kunnen worden, kan de analyse elke maand uitgevoerd worden. Op deze manier worden problemen tijdig ondervangen en opgelost.
  • Er zijn verschillende situaties waarin de waarde van een artikel dat op voorraad ligt niet overeenkomt met de waarde waartegen het artikel oorspronkelijk is gekocht. Deze verschillen worden op de prijsverschillen tussenrekeningen geboekt, waarbij er 4 verschillende rekeningen zijn per soort prijsverschil. De reden voor het verschil in prijs ligt vaak in een administratieve onvolledigheid zoals  een verkeerde communicatie tussen inkoop en de afdeling die de ontvangst van de artikelen verzorgd. Net zoals bij de aansluiting van de Rekening Courant heeft de ontwikkeling van een model ervoor gezorgd dat de tussenrekeningen (32 stuks in totaal) snel geanalyseerd kunnen worden en problemen opgelost kunnen worden voordat deze structureel worden.

Afronding Binnen 3 maanden zijn de enkelvoudige jaarrekeningen samengesteld en is de concept geconsolideerde jaarrekening aan de opdrachtgever beschikbaar gesteld. Na begeleiding van de accountantscontrole is het proces afgesloten met een goedkeurende verklaring. De daaropvolgende opdracht in het kader van Risk Management is binnen het vooraf vastgestelde tijdspad opgeleverd.